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Weise Software: Dokumentenmanagement DMS 2023
Einfach und intuitiv
Weise Software GmbH
Anschrift:
Bamberger Str. 4 – 6
01187 Dresden
Deutschland
In den Unternehmen wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne etc.) für volle digitale und analoge Ordner. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Das Dokumenten-Management-System Weise-DMS 2023 strukturiert Informationen, verkürzt die Informationssuche, beschleunigt Arbeitsprozesse, senkt Unternehmenskosten und steigert die Produktivität.
Mit dem System lassen sich Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Briefe, E-Mails, Fotos oder Pläne einfach und intuitiv erfassen und verwalten. Sowohl die Software-Einrichtung als auch Bedienung sind besonders intuitiv: Anwender müssen lediglich die Dokumenten-Quellen definieren – das können Scanner, digitale Ordner oder E-Mail-Konten sein. Diese werden anschließend Projekten, Kategorien, Akten oder individuell definierten Ordnungsstrukturen zugeordnet und klassifiziert. Anschließend können sie verteilt, geprüft, bearbeitet oder archiviert werden.
Für die Quellen oder Dokumentarten können individuelle Arbeitsabläufe oder "Workflows" festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden – beispielsweise die Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme, den Versand etc. Eine Vorschaufunktion vereinfacht die individuelle Definition von Arbeitsabläufen. Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Integriert sind auch eine automatische Verschlagwortung, eine Volltextsuche mit umfangreichen Suchfunktionen sowie eine OCR-Zeichenerkennung (Optical Character Recognition), die die auch Textinhalte gescannter Dokumente erkennt. Damit können auch falsch benannte oder falsch abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden. Dokumente können zudem mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.
Weise-DMS 2023 ermöglicht zudem eine detaillierte Mitarbeiter-Rechtevergabe in der Nutzerverwaltung. So können neue Rechte und Berechtigungen für Nutzergruppen und Dokumentarten vergeben werden. Dabei sind sowohl eine Mehrfachauswahl in der Dokumentliste als auch Mehrfachzuweisen von Projekten möglich. Dateien können ferner per Drag & Drop aus dem Explorer dem Dokumenten-Manager zugewiesen werden. Über eine Anbindung an das Projektkontrollzentrum, die Büromanagement-Software VvW Control sowie das Kundenbeziehungs-Management (CRM) werden Dokumente aus Weise-DMS projektbezogen angezeigt. Das beschleunigt den Dokumenten-Workflow.
Die vielen Funktionen von Weise-DMS 2023 bieten viele Vorteile für innerbetriebliche Abläufe: Projekte können schneller bearbeitet werden, Entscheidungen müssen nicht aufgrund fehlender Unterlagen verschoben werden, Anfragen können zügiger beantwortet und Vorgänge beschleunigt werden. Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Verwaltungs-, Such- und Wegezeiten lassen sich auch innerbetriebliche Kosten senken.
Zudem schafft Weise-DMS alle technischen Voraussetzungen für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Dazu gehören die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Weitere Produkte des Herstellers Weise Software GmbH:
Mit Software Termine, Ressourcen und Kosten im Griff haben
Erfolgreich Projekte managen
Die effiziente Umsetzung von Bauprojekten hängt von Faktoren wie Kosten, Terminen und Ressourcen ab. Daher nimmt die Bedeutung von Software für die Planung von Bauvorhaben stetig zu. Eine interessante Option ist der Projekt-Manager von Weise Software. Diese Lösung erleichtert Planern die erfolgreiche Realisierung von Baumaßnahmen, indem sie Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten in übersichtlichen Darstellungen präsentiert. Sie optimiert den Einsatz von Ressourcen und zeigt Engpässe sowie Lösungsoptionen mithilfe von Wenn-Dann- Szenarien auf.
Weise Software: Mängelmanagement Webinterface
Beschleunigt die Mängelbehebung
Weise Software hat ein neues webbasierendes Mängelmanagement-System auf den Markt gebracht. Damit können erfasste Problempunkte online von Projektbeteiligten eingesehen und Rückmeldungen zum aktuellen Bearbeitungsstatus eingeholt werden. Das neue Modul "Mängelmanagement Webinterface" ergänzt das Programm Bautagebuch 2023 für die Dokumentation von Baustellenaktivitäten. Die Webplattform dient der Meldung, Verwaltung, Kontrolle und Abnahme erfasster Mängel. Es ermöglicht darüber hinaus eine schnelle, standortunabhängige und umfassende Kommunikation aller Beteiligten, beschleunigt und vereinfacht damit Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung und Behebung von Mängeln.
Weitere Produkte aus der Kategorie IT am Bau:
ECHO PRM: Aftersales-Software-Lösung
Kommunikation zwischen Hersteller und Anwender
Die Softwarelösung von ECHO PRM ermöglicht eine direkte digitale Kommunikation zwischen Hersteller und Endanwender bis auf die Seriennummer-Ebene. Der Hersteller oder Händler kann den Endkunden und Nutzern produktspezifisch damit diverse After-Sales-Services zur Verfügung stellen. Informationsbereitstellung, digitale Anleitungen, Nutzer-Feedback und die komplette Service-Abwicklung inklusive Dokumentation stehen dabei im Vordergrund. Damit wird unkompliziert ein digitales Abbild eines spezifischen Produktes generiert – ein direkter Support-Kanal zum Endanwender.
Software bringt Struktur und Ordnung ins Lager
Zettelwirtschaft adé!
In unserem Digitalisierungszeitalter gibt es dennoch zahlreiche Unternehmen, die ihr Lager manuell managen. Das führt zu Chaos zwischen den Regalen: Fehlende Artikel durch falsche Mengenkalkulation, nicht auffindbare Ware aufgrund falscher Stellplatzzuordnungen und Ineffizienz durch unzureichende Informationsweitergabe an die Prozessbeteiligten. All das sorgt für hohe Kosten, die das Unternehmen im Wettbewerbsalltag unnötig schwächen. Die App „Mobiles Lager“ von Softbauware setzt hier an und digitalisiert alle Lagerprozesse, wodurch Fehlerquellen beseitigt werden.
Continental: App ContiConnect Lite
Einstieg ins digitale Reifenmanagement
Continental hat mit ContiConnect Lite eine neue App Version für digitales Reifenmanagement eingeführt. Sie schlägt eine Brücke zwischen Reifensensorik und professionellem Reifenmanagement und ist eine kostenfreie Version der digitalen Reifenmanagementlösung ContiConnect. Sie kann ab sofort bei Reifen mit verbautem Gen2-Sensor genutzt werden. Seit diesem Jahr liefert Continental ihre Off-the-Road (OTR)-Radial-Reifen mit dem Bluetooth-fähigen Sensor ab Werk aus.
123erfasst.de GmbH: Bau-Software 123erfasst
Neue, intuitivere Benutzeroberfläche
Ab sofort ist die Desktop-Anwendung 123erfasst mit neuer Benutzeroberfläche und verbesserter Usability für Bau- und Handwerksbetriebe verfügbar. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an den Arbeitsabläufen, so dass für jeden Anwender der gewünschte Bereich sofort ersichtlich ist.
Mit Software Termine, Ressourcen und Kosten im Griff haben
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Mit Madaster Abfallmenge und CO2-Emissionen reduzieren
Gebäude als Materialdepot
Die Bauindustrie steht wie kaum eine andere Branche vor der Herausforderung, schon mittelfristig sowohl ihren Energieverbrauch als auch den Einsatz natürlicher Ressourcen zu reduzieren. Eine Hilfestellung bietet Madaster als Kataster für Bauprodukte. Hier werden unterschied- liche Daten der verbauten Bauteile registriert – z. B. bezüglich der Trennbarkeit, gebundenem CO2oder ihrer Toxizität. Außerdem kann festgestellt werden, ob Materialien wiederverwendet werden können.
Digando: Online-Tool Digando Widgets
Der eigene Online-Shop für Mietmaschinen
Vermieter von Baumaschinen, die mit Digando.com gemeinsam die Digitalisierung der Onlinemiete vorantreiben, erhalten mit Digando Widgets ein neues Tool, um die eigene Unternehmenswebsite ganz einfach in einen Online-Shop zu verwandeln. Digando Widgets listen nur die verfügbaren Mietmaschinen auf, können an das Corporate Design angepasst werden und reduzieren erheblich den administrativen Aufwand. Die laufende Pflege von Maschinen- und Mietpreislisten in PDF-Form auf der Website wird überflüssig. Das spart unnötige Kosten und Zeit.
SmartPS: Dokumentenmanagementsysteme für die Baubranche
Die Informationsflut einfach bewältigen
Die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) von SmartPS helfen Bauunternehmen, die Flut an digitalen Informationen und damit verbundene Prozesse einfach und wertschöpfend zu bewältigen – abteilungs- und gewerkeübergreifend. Gebündelt in einem Programm auf Basis der Software enaio von SmartPS bieten sich die unterschiedlichsten digitalen Einsatzmöglichkeiten: Bauakten, Rechnungseingang, E-Mail-Management, Personalakten oder auch Geräteakten.
Durch Starlink und 5G zum stabilen Internet
Dauerhaft digital vernetzt
Digitale Technologien auf Baustellen verbessern die Koordination und Kommunikation und führen so zu einer effizienten Nutzung von Ressourcen und Zeit. So lassen sich z. B. moderne Baumaschinen dank 3D-Steuerungen sicher und präzise bedienen. Auch komplexe topografische Herausforderungen am Einsatzort können dadurch effizient bewältigt werden. Wichtig dabei ist schnelles und stabiles Internet. Das schwäbische Unternehmen ConnectingCase sorgt mit seinen Anlagen dafür, dass auch an entlegenen Orten der Republik große Datenmengen gesendet und empfangen werden können.