JobMind Bau erweitert fortan die JobRouter-Workflow-Suite um eine spezifische Lösung für die Baubranche. Diese ermöglicht es, alle Rechnungen zu korrigieren und automatisch anzupassen, was die Rechnungsprüfung deutlich vereinfacht und zeitlich optimiert. Während im Regelfall die Bauleiter selbst mehrseitige Rechnungen manuell prüfen und korrigieren müssen, übernimmt das Modul JobMind Bau diese Schritte jetzt automatisch. Es bezieht alle Zwischensummen, Rabatte und Gesamtsummen ein, prüft diese und ändert die Werte entsprechend ab. Das bedeutet, dass Rechnungen vor oder nach dem Ändern nicht mehr ausgedruckt und neu eingescannt werden müssen. Denn die eingescannte oder elektronische Eingangsrechnung wird mit Hilfe der verwendeten OCR-Technologie bereits vollständig erfasst.
Indem das System die Positionsebenen ausliest, können alle Korrekturen sowie Anmerkungen an den Rechnungsdaten direkt am Bildschirm vorgenommen werden. JobMind Bau analysiert im Hintergrund jede Eingabe und gleicht die Rechnungssumme mehrfach ab, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden. „Als führender Spezialist für Bausoftware kennen wir die Heraus- und Anforderungen der Branche sehr gut. Unsere Lösungen müssen agil sein, die unterschiedlichen Geschäftsprozesse effizient und transparent abbilden. Deshalb haben wir uns schon früh für eine Zusammenarbeit mit JobRouter entschieden, die sich durch das Modul JobMind Bau nochmals intensiviert hat. JobMind Bau deckt einen Bedarf, der lange sehr umständlich und aufwendig adressiert wurde – das haben wir sofort erkannt“, bestätigt Thorsten Sprenger, Vertrieb DMS, Workflow, Freiformerkennung und Portallösungen bei NEVARIS Bausoftware. „Heute setzt bereits eine Vielzahl unserer Kunden auf das neue Modul und wir erhalten eine sehr positive Resonanz. Denn JobMind Bau revolutioniert die Rechnungsprüfung: Es wertet sogar komplexe Rechnungen intelligent aus, bei denen zahlreiche Dokumente gesichtet werden. Das macht vieles einfacher und beschleunigt die Prozesse auf beiden Seiten. Händisch geänderte Originalbelege müssen z.B. nicht mehr zurückgesendet und neu ausgestellt werden, der Empfänger erhält die verbesserte Originalrechnung als lesbare PDF. Das spart Zeit und Kosten.“
Darüber hinaus gibt das JobMind Bau System alle veränderten Summen, Positionen und Werte in einen JobRouter-Prozess zurück, so dass diese erneut bearbeitet werden können. Der integrierte Viewer und die Kopfdaten, welche zentral angezeigt und mit dem Modul JobMind Head ausgelesen werden, erleichtern den Überblick und helfen bei der Orientierung. Der Viewer zeigt einerseits die zu bearbeitende Rechnung an, andererseits bietet er eine Vorschau-Funktion, mit der die Originalrechnung und die jeweils relevanten Dokumente zur Rechnungsprüfung eingesehen werden können.
„Digitalisierte Prozesse können nicht allein die Rechnungsprüfung optimieren. Sie setzen überall dort an, wo Abläufe oder Prozesse zu komplex werden und viele Ressourcen vereinnahmen: Digitale Bauakte, Archivierung oder Bestellauftrag sind nur der Anfang. Kommen rechtliche Vorgaben hinzu, wie § 13 b UStG, wird es für Unternehmen immer wichtiger, ihre Prozesse dahingehend umzustellen und sich abzusichern. Diese Regelung besagt, dass sich die Steuerschuld bei bestimmten Bau- und Gebäudereinigungsleistungen auf den Leistungsempfänger verlagert. Das hat zu Verwirrung und Unklarheiten geführt - ein Grund mehr für den Empfänger, eingehende Rechnungen mit Sorgfalt zu prüfen. JobMind Bau erleichtert diese Aufgabe maßgeblich“, erklärt Axel Ensinger, Vorstand Produkt & Technologie bei der JobRouter AG. „Das Modul strafft den Rechnungsprüfungsprozess und automatisiert diesen soweit, dass Bauleiter Vertrauen aufbauen und ihre Schritte schneller erledigen können. Jetzt, da Digitalisierung alle Unternehmensbereiche durchzieht, wird ein vernetzter, automatisierter Ansatz auch im Bauwesen immer wichtiger, um effizient zu wirtschaften.“
Im Hinblick auf die Umkehrung der Steuerschuld nach § 13 b UStG kann der Rechnungsempfänger mit JobMind Bau sicher sein, dass alle Leistungen, auf denen seine Steuerschuld beruht, korrekt erfasst und abgerechnet sind. Darüber hinaus umfasst das Modul folgende Funktionen:
1. Automatische Analyse
JobMind Bau analysiert die Eingangsrechnung automatisch. Dafür nutzt JobRouter die OCR-Technologie und extrahiert so alle Informationen aus dem Beleg, um diese dann mittels JobMind-Technologie auszulesen.
2. Zwei Viewer für einen besseren Überblick
JobMind Bau arbeitet mit zwei parallelen Viewern. Anwender können auf einem Viewer das Rechnungsdokument durchblättern und mit Hilfe des anderen Viewers Korrekturen auf der Rechnung eingeben oder Kommentare und Annotationen einfügen. Die Rechnungsansicht lässt sich dabei beliebig skalieren.
3. Manuelle Nacherfassung
Der Sachbearbeiter kann die digitalisierte Rechnung sofort sichten und über den Dialog gegebenenfalls erneut korrigieren, fehlende Rechnungsinformationen ergänzen oder neu definieren. Wird beispielsweise der Übertrag als solcher markiert, korrigiert er sich anschließend automatisch.
4. Korrektur und Freigabe
JobMind Bau berechnet alle Zwischensummen, Überträge und Gesamtsummen der Rechnung. Bauleiter müssen folglich nicht länger manuell nachrechnen, dieser Schritt entfällt. Sie können sich darauf konzentrieren, die vom System erfasste und korrekturfähige Rechnung direkt zu bearbeiten und die Rechnungspositionen soweit nötig zu ändern.
5. Export der korrigierten Rechnung und der Daten
JobMind Bau bietet an, die finale Rechnung im Anschluss als PDF-Datei zu exportieren und zu versenden. Die extrahierten Rechnungsdaten können darüber hinaus in einen JobRouter-Prozess überführt, weiterverarbeitet sowie dauerhaft rechtskonform archiviert werden.
6. Sichtung von Anhängen und weiteren Dokumenten
Oft sind nicht allein die Rechnungen wichtig: Ebenso können weitere relevante Dokumente oder Dateien im JobMind Bau-Viewer eingesehen werden.
Weitere Informationen zu JobMind Bau und anderen JobRouter-Modulen erhalten Sie unter http://www.jobrouter-workflow.com/de/module-vielfalt.html.
Weitere Produkte aus der Kategorie IT am Bau:
Mit Software Termine, Ressourcen und Kosten im Griff haben
Erfolgreich Projekte managen
Die effiziente Umsetzung von Bauprojekten hängt von Faktoren wie Kosten, Terminen und Ressourcen ab. Daher nimmt die Bedeutung von Software für die Planung von Bauvorhaben stetig zu. Eine interessante Option ist der Projekt-Manager von Weise Software. Diese Lösung erleichtert Planern die erfolgreiche Realisierung von Baumaßnahmen, indem sie Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten in übersichtlichen Darstellungen präsentiert. Sie optimiert den Einsatz von Ressourcen und zeigt Engpässe sowie Lösungsoptionen mithilfe von Wenn-Dann- Szenarien auf.
Mit Madaster Abfallmenge und CO2-Emissionen reduzieren
Gebäude als Materialdepot
Die Bauindustrie steht wie kaum eine andere Branche vor der Herausforderung, schon mittelfristig sowohl ihren Energieverbrauch als auch den Einsatz natürlicher Ressourcen zu reduzieren. Eine Hilfestellung bietet Madaster als Kataster für Bauprodukte. Hier werden unterschied- liche Daten der verbauten Bauteile registriert – z. B. bezüglich der Trennbarkeit, gebundenem CO2oder ihrer Toxizität. Außerdem kann festgestellt werden, ob Materialien wiederverwendet werden können.
Digando: Online-Tool Digando Widgets
Der eigene Online-Shop für Mietmaschinen
Vermieter von Baumaschinen, die mit Digando.com gemeinsam die Digitalisierung der Onlinemiete vorantreiben, erhalten mit Digando Widgets ein neues Tool, um die eigene Unternehmenswebsite ganz einfach in einen Online-Shop zu verwandeln. Digando Widgets listen nur die verfügbaren Mietmaschinen auf, können an das Corporate Design angepasst werden und reduzieren erheblich den administrativen Aufwand. Die laufende Pflege von Maschinen- und Mietpreislisten in PDF-Form auf der Website wird überflüssig. Das spart unnötige Kosten und Zeit.
SmartPS: Dokumentenmanagementsysteme für die Baubranche
Die Informationsflut einfach bewältigen
Die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) von SmartPS helfen Bauunternehmen, die Flut an digitalen Informationen und damit verbundene Prozesse einfach und wertschöpfend zu bewältigen – abteilungs- und gewerkeübergreifend. Gebündelt in einem Programm auf Basis der Software enaio von SmartPS bieten sich die unterschiedlichsten digitalen Einsatzmöglichkeiten: Bauakten, Rechnungseingang, E-Mail-Management, Personalakten oder auch Geräteakten.
Durch Starlink und 5G zum stabilen Internet
Dauerhaft digital vernetzt
Digitale Technologien auf Baustellen verbessern die Koordination und Kommunikation und führen so zu einer effizienten Nutzung von Ressourcen und Zeit. So lassen sich z. B. moderne Baumaschinen dank 3D-Steuerungen sicher und präzise bedienen. Auch komplexe topografische Herausforderungen am Einsatzort können dadurch effizient bewältigt werden. Wichtig dabei ist schnelles und stabiles Internet. Das schwäbische Unternehmen ConnectingCase sorgt mit seinen Anlagen dafür, dass auch an entlegenen Orten der Republik große Datenmengen gesendet und empfangen werden können.
Bosch: Handwerker-Software OfficeOn
Büroarbeit so einfach wie möglich
Bosch bietet speziell für kleinere Handwerksbetriebe mit OfficeOn jetzt eine einfache und übersichtliche Lösung zur zentralen und digitalen Verwaltung aller Schlüsselprozesse im Unternehmen. Die neue Cloud-Lösung verringert den Administrationsaufwand, ist besonders einfach zu bedienen und für alle Gewerke geeignet – von Sanitär-, Heizungs- und Elektroinstallation über Schreiner- und Schlosserhandwerk bis hin zu Trockenbau- und Malergewerken. Ziel ist es, kleineren Betrieben die Büroarbeit, zum Beispiel Angebots- und Rechnungserstellung, Terminkoordination, Baustellendokumentation und Zeiterfassung, so einfach wie möglich zu machen, sodass sie sich auf ihr Handwerk konzentrieren können.
Auftrags- und Rechnungsbearbeitung aus der Cloud
All-in-One Lösung für Handwerker
Als Teil der Unternehmensgruppe Hagedorn bietet Cloudstructor kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben eine individuelle Kombination aus professioneller IT-Beratung, Installation und Support. Die All-in-One Lösung digitalisiert den Betrieb mit der passenden IT-Infrastruktur und einem auf Handwerker zugeschnittenen Cloudsoftware-Paket.
Weise Software: Dokumentenmanagement DMS 2023
Einfach und intuitiv
In den Unternehmen wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne etc.) für volle digitale und analoge Ordner. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Das Dokumenten-Management-System Weise-DMS 2023 strukturiert Informationen, verkürzt die Informationssuche, beschleunigt Arbeitsprozesse, senkt Unternehmenskosten und steigert die Produktivität.
Crafthunt: KI-Technologie BauGPT
Blitzschnelle Antworten für Bauleiter
Crafthunt, Europas größte Plattform für Baustellen-Jobs mit mehr als 30.000 Bauleitern und Projektleitern, hat auf der ExpoReal eine speziell entwickelte Künstliche Intelligenz namens BauGPT präsentiert. Die KI wurde gezielt auf technische Standards, Bauinformationen und Bauverordnungen trainiert, um Bauleiter und Projektleiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen.